QUẢN LÝ THẤT THOÁT
Last updated
Last updated
Đầu tiên cần định nghĩa các vai trò của từng nhóm nhân viên trong cửa hàng. Mỗi vai trò sẽ quy định được thực hiện nhóm các quyền hạn khác nhau.
Thường 1 cửa hàng sẽ có 4 vai trò cơ bản là: chủ cửa hàng, quản lý, thu ngân, nhân viên.
Chủ cửa hàng: có vài trò cao nhất được toàn quyền chỉnh sửa mọi thiết lập cửa hàng, thêm sửa xóa vai trò, nhân viên, xem toàn bộ báo cáo tình hình doanh thu, chi phí, lãi lỗ.
Quản lý: được quyền thêm sửa xóa nhân viên, thêm món cập nhật giá, huỷ đơn đã thanh toán, xem báo cáo doanh thu chi phí hàng ngày.
Thu ngân: được quyền order, thanh toán in bill, huỷ món, xem báo cáo đơn của chính mình.
Nhân viên: order thêm món, in bếp in phiếu tạm tính.
Để giảm thất thoát, cửa hàng cần theo dõi hàng ngày số lượng và lý do của các hoá đơn sau đây xem có phát sinh gì bất thường hay không:
Các hoá đơn có món huỷ trả
Các hoá đơn bị huỷ hoặc trả
Các hoá đơn có giảm giá khuyến mãi
Các hoá đơn cho khách nợ
Các hoá đơn chưa thanh toán
Thực hiện tác vụ mô tả ở Mục 3 ‘Kiểm soát tiền thu bán hàng’ tại Chương I (Quản lý tiền) cuối ngày hoặc từng ca làm nhân viên để phát hiện sai sót trong quá trình lên bán hàng.
CHÚ Ý: nhân viên có thể nhầm lẫn hoặc cố ý chọn quỹ tiền từ tiền mặt sang ví điện tử hoặc chọn sai kênh bán tại cửa hàng sang kênh bán trên app giao hàng dẫn đến số tiền số đơn trên các kênh bán và quỹ thanh toán bị sai lệch và gây thất thoát.
Tuỳ theo mô hình kinh doanh bạn có thể thực hiện 1 hoặc kết hợp các cách sau:
Cách 1: Trang bị máy in tem, in bếp mỗi đơn nhập hệ thống sẽ in tem món dán lên ly hoặc in phiếu bếp. Yêu cầu phải có tem, phiếu bếp thì nhân viên mới được làm món. Kết hợp camera để phát hiện ngẫu nhiên các sai phạm.
Cách 2: Thực hiện kiểm kê kho đầu ngày 1 số nguyên liệu quan trọng như ly nhựa, thịt, cá. Cuối ngày hoặc thời gian ngẫu nhiên kiểm kê lại kho so sánh số lượng thực tế và hệ thống có sai lệch trong tỉ lệ cho phép hay không.
Trên hệ thống cần thiết lập cờ ‘quản lý kho’ đối với nguyên liệu cần theo dõi quản lý kho để phân biệt với các mặt hàng bán thông thường.
Cách 3: Một số ngành nước uống trà sữa có sử dụng máy ép dán miệng ly có thống kê số lần ép. Có thể dùng con số này so với số trên hệ thống để phát hiện sai lệch.
Cách 4: Dán thông báo tại quầy tính tiền ‘Quý khách vui lòng nhận hóa đơn khi thanh toán. Nếu không nhận được hoá đơn vui lòng liên hệ số điện thoại dưới đây để nhận voucher khuyến mãi 100.000’.
Đầu tiên là rủi ro về việc nhân viên bán hàng nhưng không in hóa đơn. Lúc này, nhân viên chỉ tính tiền báo miệng cho khách, ví dụ như tổng đơn của chị là 50 ngàn, 100 ngàn, tiền thì nhân viên sẽ nhận bỏ vào túi riêng, hàng thì anh chị sẽ bị hao hụt.
Khách có người sẽ để ý, người không. Người nào để ý thì có thể sẽ thấy quán có máy tính tiền, nhưng mà nhân viên họ không thèm in cho chúng ta.
Hướng giải quyết:
Trang bị 1 cái bảng hiệu với thông tin “Không nhận được hóa đơn - Miễn phí đơn hàng”, “Tặng 100.000Đ cho khách hàng khi không nhận được hóa đơn. Gọi đến số” ở tại quầy thu ngân.
Việc đặt các loại bảng này giúp cho khách hàng hỗ trợ kiểm soát ngược lại giúp chủ quán, buộc nhân viên phải nhập đơn hàng, in hóa đơn. Có nhập đơn hàng - In hóa đơn là doanh thu đã được ghi nhận vào hệ thống, cuối ngày khi anh chị đối soát tiền trên phần mềm PosApp thì khó mà thất thoát được.
Trường hợp máy in có vấn đề hoặc hết giấy không thể in được thì anh chị sẽ ra quy định với nhân viên luôn phải gọi điện trực tiếp cho chủ hoặc nhắn tin thông báo.
Để tránh trường hợp nhân viên vẫn cố tình tìm mọi cách để gian dối nhằm bán hàng của quán và bỏ túi riêng thì anh chị nên thực hiện thêm bước nữa đó là thường xuyên kiểm tra kho hàng.
Khi bán hàng trên phần mềm mà định lượng nguyên liệu thì hệ thống phần mềm sẽ tự động trừ kho. Tuy nhiên, bán hàng mà nhân viên cố tình không nhập vào hệ thống thì hệ thống sẽ không thể nào tự động trừ kho được. Vì vậy, nếu anh chị tiến hành kiểm kho định kỳ hoặc ngẫu nhiên thì anh chị sẽ dễ dàng nhận ra điểm bất thường và kịp thời khắc phục sự cố nếu có thất thoát xảy ra.
Cách tiếp theo anh chị lên quy trình cho nhân viên tự kiểm tra chéo lẫn nhau giữa bếp và thu ngân nếu như cửa hàng của anh chị có thu ngân, order riêng, pha chế/bếp riêng. Cụ thể, nhân viên bếp phải có phiếu bếp mới làm, điều này buộc nhân viên thu ngân phải order số lượng món cho chính xác. Nếu nhân viên thu ngân không in bếp, nhân viên bếp không có phiếu bếp thì không nên làm món kể cả nhân viên thu ngân có order bằng miệng.
Trường hợp khác, nhân viên cố tình xóa hóa đơn trên hệ thống, lúc này khách vẫn nhận được đúng bill, tiền thì nhân viên bỏ ví riêng, kho vẫn bị hao hụt hàng hóa. Ở trường hợp này thì là mặc dù nhân viên xóa hóa đơn nhưng hệ thống vẫn lưu lại log của nhân viên như bình thường.
Hướng giải quyết
Khi phân quyền nhân viên trên hệ thống, anh chị hủy quyền chỉnh sửa/xóa hóa đơn tạm tính, hóa đơn cuối cùng.
Sau khi xóa quyền này, nhân viên không còn quyền xóa hóa đơn trên hệ thống nữa, về sau nếu có order sai, lỗi, nhân viên phải ghi chú lại và thông báo cho quản lý hoặc chủ quán để đối soát.
Ngoài ra, anh chị cũng nên thường xuyên kiểm kho để đối soát hàng hóa trong kho thường xuyên nhằm kịp thời phát hiện thất thường.
Tiếp theo anh chị nên gắn Camera giám sát. Nếu có camera giám sát nhân viên sẽ tự cảm thấy e ngại và không dám manh động, làm liều.
Điều cuối cùng, đặc biệt, anh chị không nên đăng nhập tài khoản phần mềm bán hàng chủ trực tiếp trên thiết bị của nhân viên. Sẽ xuất hiện trường hợp, nhân viên về nhà và tiến hành nhiều phương thức gian lận trên máy.
Về việc này, anh chị yên tâm là phần mềm PosApp có tính năng ngăn không cho nhân viên bán hàng tại nhà. Tức là nhân viên phải ở quán, đăng nhập vào wifi quán thì mới có thể tiến hành các thao tác bán hàng được.
