QUẢN LÝ TIỀN
Last updated
Last updated
Để dễ hình dung về các chỉ số quản lý trong kinh doanh chúng ta tham khảo 1 cửa hàng như sau
Cửa hàng bán được đơn hàng có tổng giá trị là 110 triệu đồng. Cửa hàng áp dụng khuyến mãi 10 triệu đồng. Ngoài ra, cửa hàng thu 1 triệu đồng phí vận chuyển.
Chi phí giá vốn sản phẩm là 60 triệu.
Chi phí hoạt động là 4 triệu.
Thuế là số tiền thuế áp dụng trên từng sản phẩm hoặc trên đơn hàng.
Cửa hàng chịu thuế 10% giá trị đơn hàng sau khuyến mãi tương đương 10 triệu( 10% * (110 triệu doanh thu - 10 triệu giảm giá) )
Doanh số là tổng tiền đơn hàng bao gồm phí vận chuyển, lắp đặt, thuế,...
Doanh số cửa hàng là 121 triệu đồng (110 triệu đồng tổng giá trị sản phẩm + 1 triệu đồng vận chuyển + 10 triệu thuế).
Doanh thu tương tự như doanh số, tuy nhiên cửa hàng có thể quy định đơn chưa thanh toán hoặc thanh toán 1 phần có được tính vào doanh thu hay không. Lưu ý doanh thu bao gồm đơn khách ghi nợ.
Cửa hàng trên quy định thanh toán 100% mới được tính vào doanh thu. Trong trường hợp trên nếu khách chưa thanh toán doanh thu đơn hàng là 0 đồng.
Giảm giá là tổng giá trị giảm giá của từng hàng hoá hoặc của toàn bộ đơn hàng.
Chiết khấu là số tiền phải chi trả cho đối tác bán hàng hoặc các ứng dụng nền tảng giao hàng
Trường hợp trên nếu đơn hàng đến từ đối tác giao hàng với chiết khấu là 25% trên giá trị đơn hàng sau khuyến mãi thì số tiền chiết khấu là 25 triệu = (110 triệu doanh thu - 10 triệu giảm giá ) * 25%
Hàng trả lại là tổng giá trị hàng hoá trả lại.
Ví dụ ngày 20/02 khách mua 1 triệu đồng, 21/02 khách trả 1 phần hàng trị giá 300 nghìn đồng thì ngày 21/02 sẽ phát sinh giá trị hàng trả lại là 300 nghìn đồng
Thu thuần là doanh thu sau khi trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu, hàng trả lại, phí vận chuyển
Thu thuần = doanh thu - giảm giá - chiết khấu - phí vận chuyển - hàng trả lại
Trường hợp trên thu thuần cửa hàng là 74 triệu (110 triệu doanh thu - 10 triệu giảm giá - 25 triệu chiết khấu - 1 triệu phí vận chuyển)
Chi phí giá vốn là số tiền vốn bỏ ra để nhập hàng hoặc sản xuất hàng hoá, các hàng hóa hư hỏng hoặc mất cũng được tính vào chi phí giá vốn.
Lợi nhuận gộp là số tiền thu thuần sau khi đã trừ đi chi phí giá vốn hàng hoá
Lợi nhuận gộp = thu thuần - chi phí giá vốn
Lợi nhuận gộp cửa hàng là 14 triệu (74 triệu thu thuần - 60 triệu chi giá vốn )
Lợi nhuận thuần là lợi nhuận gộp trừ đi chi phí hoạt động (quảng cáo, lương nhân viên, thuê nhà, điện nước …) và các chi phí liên quan
Lợi nhuận thuần = lợi nhuận gộp - tổng chi phí liên quan
Lợi nhuận thuần cửa hàng là 10 triệu (14 triệu lợi nhuận gộp - 4 triệu chi phí hoạt động)
Chủ cửa hàng cần theo dõi các thông tin sau để nắm bắt tình hình kinh doanh cửa hàng
Các chỉ số kinh doanh cơ bản: doanh thu, thu thuần, giảm giá, chiết khấu, số đơn hàng , số lượng món bán chạy
Hiệu suất hoạt động: so sánh chỉ số kinh doanh hiện tại với cùng kỳ hôm qua, ngày này tuần trước, tuần trước, tháng trước
Biểu đồ các chỉ số: các chỉ số kinh doanh hoạt động như thế nào trong vòng 7 ngày, 30 ngày gần nhất
Kênh bán hàng: theo dõi các chỉ số kinh doanh theo kênh bán: tại cửa hàng, web order, nền tảng giao hàng (grab, gofood, beamin ...)
Mặt hàng bán chạy, không chạy: theo dõi Top 10, 20, 30 các mặt hàng bán chạy, không chạy để có hướng điều chỉnh phù hợp
Tùy theo cách vận hành từng cửa hàng có thể kiểm soát tiền thu bán hàng hàng ngày theo 2 cách sau
Tiền thu theo phương thức thanh toán gồm: tiền mặt, tiền tài khoản, tiền ví điện tử, tiền trên ứng dụng giao hàng.
Cửa hàng sẽ đối soát ở số liệu báo cáo tiền theo từng phương thức thanh toán của hệ thống so với so tiền thu thực tế
Tiền mặt hệ thống: đối soát với tiền thực tế trong két đựng tiền.
Tiền tài khoản hệ thống: đối soát với tiền trong các app ngân hàng.
Tiền ví điện tử hệ thống: đối soát với tiền trong app momo, zalopay, vnpay,…
Tiền app giao hàng hệ thống: đối soát với tiền trong các app grab, beamin … Hệ thống sẽ hiển thị tổng tiền trước chiết khấu và tổng tiền sau chiết khấu giúp đối soát dễ dàng với từng app giao hàng.
Cửa hàng cần thực hiện quy trình Đóng / Mở ca bắt buộc đối với nhân viên theo các bước sau:
Bước 1: Nhân viên thực hiện mở ca và thiết lập số tiền đầu ca trong két nếu là ca đầu ngày hoặc chọn giữ nguyên số tiền của ca trước để lại. Số tiền đầu ca mỗi ngày mục đích để nhân viên có thể thối tiền hoặc chi vặt trong ngày.
Bước 2: Nhân viên chọn kênh bán, sau đó tạo đơn và thanh toán. Các kênh bán gồm: bán tại cửa hàng, bán trên kênh web online, bán trên app giao hàng.
Bước 3: Thực hiện đóng ca và in biên bản bàn giao ca. Biên bản bàn giao ca bao gồm thống kê tổng tiền theo từng kênh bán cụ thể phát sinh trong ca. Nhân viên đóng ca cần chực hiện đối soát số liệu trên biên bản bàn giao ca và số liệu thực tế xem có chênh lệch hay không:
Tiền mặt hệ thống: đối soát với tiền thực tế trong két đựng tiền.
Tiền tài khoản hệ thống: đối soát với tiền trong các app ngân hàng.
Tiền ví điện tử hệ thống: đối soát với tiền trong app momo, zalopay, vnpay,…
Tiền app giao hàng hệ thống: đối soát với tiền trong các app grab, beamin … Hệ thống sẽ hiển thị tổng tiền trước chiết khấu và tổng tiền sau chiết khấu giúp đối soát dễ dàng với từng app giao hàng.
Trong quá trình vận hành cửa hàng có 2 loại chi phí chính cần quan tâm là: chi phí nguyên vật liệu, chi phí hoạt động.
Chi phí nguyên vật liệu hay còn gọi là chi phí giá vốn hàng bán. Có 3 cách quản lý chi phí này:
Cách 1: Giá vốn được thiết lập trực tiếp trên sản phẩm. Ví dụ 1 lon coca giá bán 10,000 và giá vốn 4,000.
Cách 2: Giá vốn được tính từ giá trị chênh lệch kiểm kê kho nguyên vật liệu theo kỳ ngày, tuần... Ví dụ cửa hàng buffet đầu ngày nhập kho bếp pha chế 10kg thịt, 10kg cá, cuối ngày bếp thực hiện kiểm kê kho còn 3kg thịt, 3kg cá. Vậy chi phí vốn trong ngày là giá trị phần chênh lệch 7kg thịt và 7kg cá tiêu hao
Cách 3: Giá vốn được tính từ định lượng nguyên vật liệu. Ví dụ 1 ly cafe gồm 100g sữa, 200g bột cafe. Khi bán 1 ly cafe thì giá vốn sẽ là giá trị nguyên liệu tiêu hao 100g sữa và 200g bột cafe.
Chi phí hoạt động chính gồm các chi phí như: chi phí marketing, lương nhân viên, chi phí thuê nhà, tiền điện, thuế, nước internet và các chi phí khác.
Chỉ số đầu tiên cần theo dõi là lợi nhuận gộp. Để theo dõi được chỉ số này cửa hàng cần thiết lập giá vốn cho từng sản phẩm bán hoặc lập phiếu chi cho các lần nhập kho.
Kế tiếp là chỉ số lợi nhuận thuần. Cửa hàng cần nhập các chi phí hoạt động trong tháng như phí thuê nhà, nhân viên, marketing,… để nắm bắt lợi nhuận thực.
Cửa hàng cần nắm rõ 2 chỉ số lợi nhuận gộp và lợi nhuận thuần của từng kênh bán gồm: trực tiếp tại cửa hàng và kênh web online, kênh app nền tảng giao hàng.
Ngoài ra cửa hàng cần so sánh số liệu doanh thu, chi phí, lợi nhuận so với cùng kỳ để có các chiến lược kinh doanh phù hợp .
